מדריך מקיף לשימוש בכל מודולי המערכת

מערכת AMER Kinders היא פלטפורמה לניהול גן ילדים המאפשרת ניהול ילדים, הורים, עובדים, תשלומים, נוכחות, יומן ועוד – הכל במקום אחד.

כניסה למערכת

1. היכנסו לאתר המערכת בדפדפן
2. הזינו את שם המשתמש והסיסמה שסופקו לכם
3. לחצו על "כניסה"
4. לאחר הכניסה תועברו לדשבורד הראשי

מה עושים ברגעים הראשונים אחרי ההרשמה למערכת

נרשמתם עכשיו ל-AMER Kinders? הנה סדר הפעולות המומלץ כדי להקים את הגן שלכם במערכת תוך דקות.

1️⃣ הוספת עובדים לצוות הגן

יש שתי דרכים להוסיף עובדים:

• שליחת קישור הרשמה לעובד – הקישור נמצא בעמוד "הגדרות גן", בכרטיסייה "קישורים". שולחים אותו לעובד והוא ממלא את הפרטים בעצמו (ראו הסבר מלא כאן).
• הוספה ידנית – במסך "עובדים" לוחצים על כפתור "הוספת עובד חדש" ומזינים את הפרטים בעצמכם (ראו הסבר מלא כאן).

2️⃣ רישום ילדים

גם כאן יש שתי דרכים:

• שליחת קישור רישום להורים – נמצא באותה כרטיסייה "קישורים" בעמוד "הגדרות גן". שולחים אותו להורים והם ממלאים את טופס הרישום בעצמם (ראו הסבר מלא כאן).
• הוספה ידנית – במסך "ילדים" לוחצים על כפתור "הוספת ילד חדש" (ראו הסבר מלא כאן).

3️⃣ הרשאות גישה לעובדים

לכל תפקיד (Role) במערכת ניתן להגדיר אילו מסכים ופעולות הוא רשאי לראות ולבצע – למשל, מי רשאי רק לדווח נוכחות, ומי רשאי גם לראות ילדים, תשלומים וכו'. קביעת ההרשאות מתבצעת במסך "ניהול הרשאות" (נגיש למנהלים בלבד).

4️⃣ רישום להפקת חשבוניות

כדי שהמערכת תוכל להפיק עבורכם חשבוניות ללקוחות (הורים), יש להירשם לשירות "יש חשבונית". קישור למסך הרישום נמצא בעמוד "הגדרות גן" (ראו הסבר מלא כאן).

כפתור חזרה לדשבורד

רשימה, חיפוש וניהול כרטיסי ילדים

מסך ניהול הילדים הוא הלב של המערכת. כאן תמצאו את כל הילדים הרשומים בגן, תוכלו להוסיף ילדים חדשים, לעדכן פרטים קיימים ולצפות בפרטי כל ילד.

➕ הוספת ילד חדש

1. לחצו על כפתור "ילדים" בשורת הניווט
2. לחצו על כפתור "+ הוסף ילד" בחלק העליון של המסך
3. מלאו את פרטי הילד: שם פרטי, שם משפחה, תאריך לידה, מין, וכו..
4. הזינו פרטי הורים: שם הורה, טלפון, דואר אלקטרוני
5. שייכו את הילד לקבוצה/כיתה הרלוונטית
6. לחצו "שמור"

🔍 חיפוש וסינון

בחלק העליון של רשימת הילדים תמצאו שדה חיפוש.

• חיפוש לפי שם פרטי או משפחה של הילד – הסינון מתבצע בעת הקשה
• סינון לפי קבוצות – הסינון מתבצע בעת בחירת קבוצה
• סינון לפי סטטוס – ברירת מחדל של התצוגה – ילדים נמצאים בגן – ילדים שרשומים לשנה הנוכחית, אפשר לשנות את הסינון בבחירת סטטוס מהרשימה
• סינון לפי סטטוס הרשמה – סטטוס הרשמה לשנה הבאה, הסינון מתבצע בעת בחירת סטטוס הרשמה מהרשימה
• הצגת ילדים שעדיין לא שילמו החודש – הסינון מתבצע בסימון תיבת סימון

📝 כרטיס ילד

לחיצה על פרטים בכרטיסיית הילד תפתח את כרטיס הילד המלא הכולל:

• פרטים אישיים ותאריך לידה
• פרטי הורים ואנשי קשר לחירום
• היסטוריית תשלומים
• קישור לדף הורים
• חוזה
• 💬 צ'אט והודעות להורים - בכל כרטיס ילד קיימת אפשרות לראות את כל ההתכתבות של הגן עם הורים ושליחת הודעות ישירות להורים

ניתן לבצע במסך זה:

• שינוי סטטוס נוכחי – האם נמצא בגן, סיים או בהמתנה – רשום לשנה הבאה
• שינוי סטטוס הרשמה – בהמתנה, רשום לשנה הבאה, ביטל הרשמה
• מעבר בין קבוצות
• הזנת צ'קים מראש – (בקבלת מספר צ'קים מראש) – ניתן להזין כל הצ'קים עם תאריך פירעון ובשמירה תופק קבלה שתקושר אוטומטית לחשבוניות בתשלום חודשי

✏️ עריכת פרטי ילד

1. במסך ילדים - לחיצה על עריכה או בכרטיס הילד - לחיצה על כפתור"עריכה" (עיפרון)
2. עדכנו את הפרטים הרצויים
3. לחצו "שמור"

🔄 שינוי קבוצה / שינוי סטטוס

המערכת מאפשרת להעביר ילד בין קבוצות בצורה פשוטה ומהירה:
ניתן לסנן ילדים לפי סטטוס או קבוצה ואחרי זה לסמן ילדים על ידי לחיצה על בחר הכל
או לסמן פרטנית על ידי לחיצה על תיבת סימון בכל כרטיסיית ילד
אחרי שילדים מסומנים – לוחצים על כפתור 🔄שינוי קבוצה/סטטוס

לשינוי קבוצה – בוחרים קבוצה חדשה מהרשימה
אפשר ליצור קבוצה חדשה על ידי לחיצה על +הוספת קבוצה חדשה ברשימת הבחירה,
במקרה זה יפתח שדה טקסט מתחת ובו צריך להזין שם של קבוצה החדשה
בסיום – ללחוץ על עדכן נבחרים

לשינוי סטטוס – שינוי סטטוס חדש (נוכחי) של הילד –
הסטטוסים האפשריים –

• בהמתנה (ילד רשום אבל לא נמצא בגן)
• נמצא בגן (ילד שנמצא בגן בשנה הנוכחית)
• סיים את הגן (ילד שסיים את הגן)

בחירת סטטוס מהרשימה ולחיצה על עדכן נבחרים תשנה את הסטטוס עבור הילדים שנבחרו.

לשינוי סטטוס רישום – סטטוס רישום לשנה הבאה –
הסטטוסים האפשריים –

• בהמתנה (נכנס דרך קישור רישום לגן ועדיין לא אושר על ידי מנהל מערכת)
• רשום לשנה הבאה (הרישום אושר על ידי המערכת)
• ביטל הרשמה (הרישום נכנס למערכת ובוטל)

בחירת סטטוס רישום מהרשימה ולחיצה על עדכן נבחרים תשנה את הסטטוס רישום עבור הילדים שנבחרו.

📲 שליחת הודעות

ניתן לבחור מספר ילדים ולשלוח הודעות להורים במקביל – אפשר לשלוח הודעה במערכת – לצ'אט עם הורים או סמס.

סוגי הודעות סמס מוכנות:

• שליחת סמס – לינק להורים (קישור למערכת ההורים)
• סמס - תזכורת תשלום (תזכורת תשלום להורים שעדיין לא שילמו – ניתן לסנן ילדים על ידי לחיצה על תיבת סימון הצג ילדים שעדיין לא שילמו החודש)
• סמס – לינק לרישום (קישור לרישום לשנה הבאה)

אפשרויות נוספות

• שינוי נוסח הודעה
• שמירת טמפלטים
• הוספת מספרי טלפון ידנית
• צפייה ברשימת ההורים לפני שליחה

מסך שמאפשר לסמן ילדים ששילמו החודש, להפיק חשבוניות ולשלוח אותם להורים, הכל בקליקים בודדים

איך זה עובד

המסך נפתח עם חודש ושנה הנוכחיים וניתן לשנות את החודש ושנה
בטבלה – מוצגים כל הילדים הנמצאים בגן
ניתן לסנן – להציג רק ילדים שלא שילמו
בכל שורה – עמודה ימנית –
צ'ק בוקס עליון – לסמן האם נכנס תשלום
מתחתיו – רשימת בחירה – שיטת תשלום, ברירת מחדל - נלקח מפרטי ילד
אם סומן צ'ק – ניתן להזין את מספר הצ'ק ותאריך פרעון.
אם הוזנו צ'קים מראש – מספר צ'ק ותאריך פירעון יופיעו במסך, ללא צורך בהזנה חוזרת.
מספר קבלה של קבלת צ'קים מראש – תוצג גם על המסך וגם בחשבונית שתופק.

סדר פעולות לסימון תשלום והפקת חשבונית

1. לסמן ילדים ששילמו
2. ללחוץ על כפתור שמור והפק חשבוניות

⚠️ הערות חשובות

• שיטת תשלום - תופיע אוטומטית רק אם היא מעודכנת בכרטיסיית ילד
• סכום לתשלום – תמיד נלקח מכרטיסיית ילד – תשלום חודשי
• תאריך חשבונית – ברירת מחדל – החשבונית תופק עם תאריך של היום
• ניתן לשנות לתאריך חשבונית רטרואקטיבי בהזנת תאריך חשבונית – מתחת לטבלה במסך תשלומים חודשיים – אם נבחר ערך בתאריך חשבונית – החשבונית תופק עם תאריך זה.

פעולות נוספות

1. ניתן לסמן שולם ללא הפקת חשבוניות – בלחיצה על שמור תשלומים ללא הפקת חשבוניות
2. אם רשומה סומנה כשולמה ללא הפקת חשבונית – ניתן להפיק חשבונית נקודתית בלחיצה על ↻ הפק חשבונית

3. אם הופקה חשבונית עם סכום לא נכון –
ניתן לבטל את החשבונית שהופקה ולהפיק חשבונית חדשה,

פעולות להפקת חשבונית מחדש:
1. עדכון סכום תשלום חודשי בכרטיסיית ילד
2. במסך תשלומים חודשיים – לחיצה על ↻ הפק מחדש
3. ברשומה הנדרשת
הפעולה שתרוץ מאחורי הקלעים –
זיכוי חשבונית המקורית
והפקת חשבונית חדשה עם הסכום החדש,
שאר הנתונים ישארו ללא שינוי.

סליקה אוטומטית
המערכת תומכת בסליקה אוטומטית:
שמירת כרטיס אשראי פעם אחת
חיובים חודשיים אוטומטיים
הפקת חשבוניות אוטומטית
שמירת תיעוד מלא במערכת
להגדרת סליקה אוטומטית בחשבון – יש לפנות לצוות תמיכה של Amer Technologies.

ניהול צ'קים מראש

המערכת מאפשרת:
הזנת כל הצ'קים מראש – מספר צ'ק ותאריך פירעון
הפקת קבלה אחת בתחילת השנה
קישור החשבוניות העתידיות לקבלה הראשית
מעקב אחרי סטטוס צ'קים
הזנת צ'קים מראש והפקת קבלה ניתנת במסך פרטי ילד – לחיצה על כפתור הזנת צ'קים מראש
או במסך הכנסות – לחיצה על כפתור צ'קים מראש.

✂️ פיצול תשלום חודשי – הורים גרושים

הגדרת תשלום מחולק בין שני הורים שגרושים – כל הורה מקבל חשבונית נפרדת על חלקו

📋 מתי משתמשים בפיצול תשלום?

כאשר הורים גרושים מחלקים ביניהם את תשלום הגן – כל הורה משלם סכום אחר ומקבל חשבונית נפרדת על שמו.

שלב 1 – הגדרת פיצול תשלום בכרטיס הילד

1. נכנסים לרשימת הילדים ולוחצים עריכה על הילד הרצוי
2. גוללים לחלק "תשלומים"
3. מסמנים את תיבת הסימון: "פיצול תשלום חודשי (הורים גרושים)"
4. יפתח לוח הגדרת פיצול תשלום עם שני חלקים:

5. המערכת מציגה אזהרה אם סכום הורה 1 + הורה 2 שונה מהתשלום החודשי הכולל – יש לוודא שהסכומים נכונים
6. לוחצים "שמור"

שלב 2 – איך מסך התשלומים החודשיים נראה לילד עם פיצול

לאחר הגדרת הפיצול, בכל כניסה למסך תשלומים חודשיים יופיעו שתי שורות נפרדות עבור אותו ילד – שורה אחת לכל הורה.

• כל שורה מסומנת בצבע צהוב עם תווית: ✂ שם ההורה
• הסכום בכל שורה הוא חלקו של אותו הורה בלבד
• שיטת התשלום של כל שורה נפרדת לפי ההגדרה
• כל הורה מקבל חשבונית נפרדת על שמו

שלב 3 – ביצוע תשלום חודשי בפועל

1. בוחרים את החודש הרלוונטי במסך תשלומים חודשיים
2. כאשר מתקבל תשלום מהורה 1 – מסמנים את השורה של הורה 1
3. כאשר מתקבל תשלום מהורה 2 – מסמנים את השורה של הורה 2
4. ניתן לסמן את שתי השורות ביחד אם שני ההורים שילמו, או בנפרד בזמנים שונים
5. לוחצים "שמור והפק חשבוניות"
6. המערכת תפיק חשבונית נפרדת לכל הורה שסומן

צ'קים מראש עם פיצול תשלום

גם בהזנת צ'קים מראש ניתן לציין לאיזה הורה שייך כל צ'ק:

1. נכנסים לכרטיס הילד ולוחצים "הזנת צ'קים מראש"
2. בטבלה יופיע עמודת "הורה משלם"
3. לכל צ'ק מזינים את שם ההורה המשלם (מהרשימה הנפתחת)
4. שומרים – המערכת תפיק קבלה ותקשר כל צ'ק להורה הנכון

👨‍👧‍👦 תשלום מאוחד – אחים

הגדרת תשלום אחד משותף לשני ילדים (או יותר) מאותה משפחה – חשבונית אחת על הסכום הכולל

📋 מתי משתמשים בתשלום מאוחד?

כאשר הורה מביא ילדים אחדים לגן ונותן צ'ק אחד המכסה את כל האחים יחד. המערכת מאחדת את התשלום לחשבונית אחת ומסמנת את כל האחים כשולמו.

שלב 1 – הזנת צ'קים מראש בקבוצת אחים

1. נכנסים למסך הכנסות ולוחצים על "צ'קים מראש"
   או נכנסים לכרטיס הילד ולוחצים "הזנת צ'קים מראש"
2. בחלק העליון בוחרים מצב: 👨‍👧‍👦 קבוצת הורה (אחים)
3. מזינים את שם ההורה בשדה "שם הורה" – המערכת מציעה שמות אוטומטית מרשימת ההורים
4. המערכת תציג את הילדים המשויכים לאותו הורה ותחשב את הסכום הכולל לכל האחים
5. מזינים את הצ'קים: לכל חודש – מספר צ'ק, תאריך פירעון, וסכום (הסכום הכולל של כל האחים)
6. לוחצים "שמור"
7. המערכת תפיק קבלה אחת ותקשר את כל האחים לאותה קבוצת תשלום

שלב 2 – איך מסך התשלומים החודשיים נראה לאחים

לאחר הגדרת קבוצת האחים, בכל כניסה למסך תשלומים חודשיים כל אחד מהאחים יופיע בשורה נפרדת עם תווית: 👨‍👧‍👦 קבוצת אחים

• תחת שם כל ילד מוצג: סה"כ צ'ק: X ₪ – הסכום הכולל של הצ'ק המשותף
• מספר הצ'ק ותאריך הפירעון מוצגים אוטומטית (נלקחו מהצ'קים מראש)

שלב 3 – ביצוע תשלום חודשי בפועל

1. בוחרים את החודש הרלוונטי במסך תשלומים חודשיים
2. מסמנים אחד מהאחים בלבד – המערכת תטפל בכל האחים אוטומטית
3. לוחצים "שמור והפק חשבוניות"

מה המערכת עושה מאחורי הקלעים?

• סוגרת את הצ'קים המתוכננים לכל האחים בקבוצה
• מסמנת את כל האחים כשולמו עבור אותו חודש
• מפיקה חשבונית אחת הכוללת שורת פירוט לכל ילד
• בחשבונית יופיע מספר הצ'ק, הסכום הכולל, ופירוט לכל ילד

מעקב ורישום תשלומים שהתקבלו

מסך ההכנסות מאפשר לרשום תשלומים שהתקבלו מהורים, לצפות בהיסטוריית תשלומים ולהפיק דוחות כספיים.

🔍 אפשרויות סינון

מתאריך עד תאריך ילד תיאור מספר חשבונית

➕ הוספת הכנסה חדשה

• לחצו על "➕ הוספת הכנסה חדשה"
• בחרו את הילד מהרשימה
• הזינו את הסכום שהתקבל
• בחרו את אמצעי התשלום: מזומן / צ'ק / העברה בנקאית / אשראי
• הזינו את תאריך קבלת התשלום
• הוסיפו הערות לפי הצורך
• לחצו "שמור"
• בכל הכנסה חדשה ניתן להפיק חשבונית, אם הכנסה לא משוייכת לילד – ניתן להזין את היעד בהערות.

📊 ייצוא לאקסל

המערכת מפיקה קובץ אקסל לפי הסינון שנבחר עם מספרי חשבוניות
שמהוות קישור לפתיחת חשבונית,
ז"א בשליחת קובץ אקסל זה לרואה חשבון אין צורך לצרף את החשבוניות, הן יפתחו מקובץ אקסל.

↩️ יצירת זיכוי

בטבלת ההכנסות,
בכל שורה של הכנסה הכוללת חשבונית מופיע כפתור:
↩️ זיכוי

איך זה עובד?
1. לוחצים על כפתור "זיכוי"
2. נפתח חלון להזנת:
* סכום זיכוי
* תאריך זיכוי
3. לוחצים על:
"הפק זיכוי"

מה המערכת עושה?
• נוצרת חשבונית זיכוי באופן אוטומטי
• הזיכוי נשמר במערכת
• הזיכוי מופיע גם במסך התשלומים החודשיים
• סכום התשלום הסופי מחושב אוטומטית בהתחשב בזיכוי
⭐ טיפ: ניתן לבצע זיכוי מלא או חלקי לפי הצורך.

רישום ומעקב הוצאות הגן

מסך ההוצאות מאפשר לתעד את כל הוצאות הגן – ציוד, מזון, שכר דירה, שכר עובדים ועוד.

➕ הוספת הוצאה חדשה

• לחצו על "+ הוצאה חדשה"
• בחרו קטגוריית הוצאה (ציוד / מזון / שכירות / שכר / אחר)
• הזינו את הסכום
• הזינו תיאור קצר
• בחרו תאריך ההוצאה
• ניתן לצרף קבלה/חשבונית כקובץ
• לחצו "שמור"

🔄 תשלומים חוזרים

ניתן להגדיר תשלומים חוזרים במערכת
בלחיצה על 🔄 תשלום חוזר נפתח מסך להגדרת תשלומים חוזרים
התשלומים יופיעו במסך הוצאות בסטטוס צפוי.
בכל עת ניתן להעביר אותם לסטטוס שולם בלחיצה על כפתור ✓שולם
ואחרי זה ניתן לערוך את הרשומה – לעדכן סכום ולצרף חשבונית.

ניהול צוות הגן

מסך ניהול העובדים מאפשר לנהל את כל צוות הגן – מטפלות, סייעות, עובדי מטבח ועוד.

➕ הוספת עובד חדש

הוספת עובד באמצעות קישור חיצוני

המערכת מאפשרת להוסיף עובדים חדשים באופן עצמאי, ללא צורך בהקלדת הנתונים על ידי מנהל הגן.
היכנסו ל־הגדרות הגן.
העתיקו את קישור קישור הצטרפות עובד.
שלחו את הקישור לעובד החדש.
העובד יפתח את הקישור, ימלא את פרטיו האישיים וילחץ על שמירה.
לאחר השמירה, כל הפרטים שהוזנו ייקלטו אוטומטית במערכת וייווצר כרטיס עובד חדש.

הוספת עובד ידנית במערכת

המערכת מאפשרת להוסיף ידנית עובדים עם:
פרטי עובד
נתוני שכר
הגדרות מערכת – שם משתמש, סיסמה, תפקיד במערכת
הרשאות גישה לעובדים – עובד רשאי לצפות / לעדכן נתונים של עובדים אחרים

👥 עובד אחראי על צוות עובדים

המערכת מאפשרת להגדיר עובד כאחראי על עובדים אחרים.

איך מגדירים?
1. נכנסים למסך "עובדים"
2. פותחים את פרטי העובד האחראי
3. מגדירים את העובדים השייכים לצוות שלו ב- הרשאות גישה לעובדים (מסמנים תיבת סימונים)
ניתן לתת גישה לצפייה בלבד או לצפיה ועריכה
4. שומרים

מה העובד האחראי יכול לראות?
העובד האחראי מקבל גישה רק לעובדים שהוגדרו תחתיו.

הוא יכול:

לראות/לעדכן (לפי הרשאה) את רשימת העובדים בצוות שלו
לראות/לעדכן (לפי הרשאה) את סידור העבודה של הצוות
לצפות/לעדכן (לפי הרשאה) בדיווחי נוכחות של העובדים בצוות
לעקוב אחרי שעות עבודה

⭐ חשוב: העובד האחראי אינו רואה עובדים שאינם שייכים לצוות שלו.

📅 דוח נוכחות חודשי

מנהלים יכולים לצפות בדוח נוכחות חודשי לכל עובד. הדוח כולל: ימי עבודה, שעות כניסה ויציאה, סה"כ שעות, היעדרויות.

🛌 היעדרויות

ניתן לרשום היעדרות מתוכננת (חופשה, מחלה) מראש. היעדרויות יופיעו בסידור העבודה ובדוח הנוכחות.

מטרת הדיווחים שיתוף מידע שוטף עם ההורים בזמן אמת.

הדיווח היומי מאפשר לצוות הגן לשלוח לכל הורה סיכום קצר על יום ילדו בגן –
מצב רוח, אכילה, שינה, הערות ועוד.

🔍 אפשרויות סינון ובחירה

ניתן לבחור:
את כל הילדים

סינון לפי שם ילד

הדיווח יכול להתבצע:
על כל הילדים שנבחרו יחד –
סימון מספר ילדים ולחיצה על כפתורים מעל הטבלה
או על ילדים ספציפיים בלבד –
לחיצה על כפתורים בשורת הילד בטבלה

🍽️ סוגי דיווחים

🍽️ אכל
סימון האם הילד אכל במהלך היום.
🚻 צרכים
סימון ודיווח בנושא צרכים.
😊 איך עבר היום
דיווח כללי על מצב הילד במהלך היום.
😴 איך ישן
דיווח על שינה ומנוחה.
✔️ נוחות
סימון נוחות כללי.

📝 הערות ודיווחים מיוחדים

ניתן להיכנס לכרטיס הדיווח של כל ילד ולהוסיף:
הערה מיוחדת
עדכון אישי להורים
מידע חשוב לאותו יום

ℹ️ מידע נוסף בטבלה

בטבלת הדיווחים ניתן לראות גם:
הערות שהורים הזינו
טווח היעדרות שהוזן על ידי ההורים

⚙️ פעולות נוספות

סימון קבוצתי מהיר
עריכת דיווחים קיימים
צפייה בכל הילדים הפעילים
עדכון בזמן אמת להורים
⭐ טיפ: גם ילדים שלא דווחו עדיין מופיעים במסך כדי למנוע פספוסים.

ניהול שיבוצי עובדים שבועיים

מסך סידור העבודה מאפשר לנהל את שיבוצי הצוות על פני שבועות. ניתן לראות מי עובד בכל יום, מתי יש חפיפות ומתי יש חוסרים.

סידור עבודה - מנהל

הגדרה גורפת של שעות עבודה

ניתן ליצור סידור עבודה אוטומטי לפי:

• טווח תאריכים
• שבוע
• חודש
• ימים בשבוע
• קבוצות עובדים
• בחירה של עובדים מסוימים בלבד
• הגדרת שעות שונות לפי ימים
• התחשבות אוטומטית בחגים וחופשות

🛠️ בניית סידור עבודה

1. פתיחת מסך סידור עבודה
2. לחיצה על "הגדרה גורפת"
3. בחירת נתונים
4. בחירת קבוצה
5. בחירת עובדים
עובדים – הסימון האוטומטי לכל העובדים, ניתן לבטל את הסימון האוטומטי ולבחור עובדים בודדים ידנית (לחיצה על כפתור Ctrl + סימון עובדים)
6. בחירת שעות עבודה
7. בחירת ימים בשבוע
8. שמירה

ניהול חופשות ומחלות

• לחיצה על כפתור ניהול חופשות ומחלות
• ניתן לסנן –
• לפי טווח תאריכים – מתאריך – עד תאריך
• לפי עובד
בלחיצה על תיבת סימון של חופשה / מחלה / חג פרטי הנתונים מתעדכנים מיידית ואוטומטית ללא צורך בלחיצה על כפתור שמור.

תצוגות סידור עבודה

📅 יומי

• עריכה ידנית מלאה
• שינוי שעות
• הגדרה גורפת של שעות עבודה
• ניהול חופשות ומחלות

📆 שבועי

• תצוגת כל השבוע
• חלוקה לפי קבוצות
• צפייה מרוכזת
• ניהול חופשות ומחלות
• הפקת PDF לעובדים

הפקת PDF לעובדים

• ניתן להפיק PDF מסודר של סידור העבודה.
• אפשרויות:
• ללא בחירת קבוצה - המערכת תפיק PDF עבור כל העובדים.
• עם בחירת קבוצה - המערכת תפיק PDF רק עבור הקבוצה שנבחרה.
• איך מפיקים קובץ PDF:
• 1. נכנסים למסך השבועי
• 2. בוחרים קבוצה (לא חובה)
• 3. לוחצים על "הפקת PDF"

🗓️ הסידור שלי

בלחיצה על "הסידור שלי" תוכלו לראות את השיבוצים שלכם בלבד לשבוע הנוכחי ולשבועות הבאים. תוכלו לדווח על היעדרות צפויה ישירות ממסך זה.

ניהול קטלוג חוגים, הפעלות, רישום ילדים ונוכחות

מודול החוגים מאפשר לנהל חוגים חיצוניים או פנימיים (כמו בלט, אנגלית, רובוטיקה) – מהגדרת החוג עצמו, דרך פתיחת הפעלות (מחזורים) עם ימים ושעות קבועים, רישום ילדים, סימון נוכחות וצפייה בסטטיסטיקות.

📋 קטלוג חוגים

בכניסה למסך "חוגים" מוצגות כרטיסיות לכל חוג, עם הצבע שהוגדר לו, טווח גילאים, מחיר (אם מדובר בחוג בתשלום), מספר משתתפים מקסימלי, וסיכום ההפעלה הפעילה בפרויקט הנוכחי (מדריכים, ימים ושעות, מספר ילדים רשומים).

➕ הוספת חוג חדש

1. לחצו על "הוספת חוג" במסך חוגים
2. הזינו שם חוג ותיאור (לא חובה)
3. בחרו צבע לחוג – הצבע הזה יוצג גם ביומן הגן עבור מפגשי החוג
4. סמנו "חוג פעיל" כדי שהחוג יופיע ברשימות לבחירה
5. אם מדובר בחוג בתשלום – סמנו "חוג בתשלום" והזינו מחיר ברירת מחדל
6. אפשר להזין גיל מינימלי/מקסימלי ומספר משתתפים מקסימלי (אופציונלי, לצורך מידע בלבד)
7. לחצו "שמור"

📅 הפעלות (מחזורים)

לכל חוג אפשר לפתוח הפעלה (מחזור) בפרויקט הנוכחי – זו קבוצת המפגשים בפועל עם תאריכים, ימים ושעות קבועים.

1. נכנסים לכרטיסיית החוג ולוחצים "פרטי הפעלה"
2. לוחצים "➕ הוספת הפעלה"
3. בוחרים תאריך התחלה ותאריך סיום
4. מסמנים את ימי השבוע בהם מתקיים החוג ואת שעת ההתחלה/סיום
5. אפשר לשייך את ההפעלה לקבוצה/כיתה מסוימת (אינפורמטיבי בלבד – ילדים מקבוצות שונות יכולים להירשם לאותה הפעלה)
6. אפשר להזין חדר, מספר מקומות מקסימלי ומחיר בפועל (אם שונה ממחיר ברירת המחדל של החוג)
7. בוחרים מדריכים – מדריך ראשי, עוזר ומחליף
8. לחצו "שמירת הפעלה"

מפגשי הפעלה פעילה מוצגים אוטומטית גם ביומן הגן, וניתן ללחוץ על מפגש בודד ביומן כדי להזיז אותו לשעה/תאריך אחר או לבטל מפגש ספציפי (למשל בגלל חופשה), מבלי לבטל את כל ההפעלה.

👶 רישום ילדים והסרה

1. בכרטיסיית ההפעלה הפעילה – בוחרים ילד/ה מהרשימה הנפתחת
2. אפשר לקבוע מתאריך הילד/ה מצטרפ/ת לחוג – ברירת המחדל היא היום, אך ניתן לבחור תאריך אחר (למשל הצטרפות מתחילת ההפעלה)
3. אפשר להוסיף הערה חופשית
4. לוחצים "הרשמה"

אם הילד/ה כבר רשומ/ה פעיל/ה לחוג אחר מאותו קטלוג – הרישום הקודם ייסגר אוטומטית (יסומן כ"עזב/ה" בתאריך הנוכחי) והרישום החדש ייפתח, כך שההיסטוריה נשמרת.

כדי להסיר ילד/ה מהפעלה – לוחצים "עזיבה" ליד שמו/ה ברשימת הילדים הרשומים. הפעולה לא מוחקת את הרישום, רק מסמנת אותו כלא פעיל עם תאריך עזיבה, כך שההיסטוריה וההיסטוריית תשלומים נשמרות.

✅ נוכחות וסטטיסטיקה

1. בכרטיסיית ההפעלה לוחצים "✅ נוכחות"
2. בוחרים תאריך מפגש מהרשימה (מוצגים רק תאריכי המפגשים שהוגדרו לפי ימי ההפעלה)
3. מסמנים אילו ילדים נכחו באותו מפגש
4. לחצו "שמירת נוכחות"

בלחיצה על "📊 סטטיסטיקה" ניתן לראות לכל ילד/ה כמה מפגשים נכח/ה מתוך הצפוי, כולל אחוז נוכחות.

ניהול אירועים, חגים ואשכולות

יומן הגן מאפשר לתעד ולתכנן אירועים ופעילויות של הגן. מציג גם חגי ישראל, ימי הולדת של ילדים ועובדים

➕ הוספת אירוע

1. לחצו על "+ אירוע חדש" או לחצו על תאריך ביומן
2. הזינו כותרת לאירוע
3. בחרו תאריך ושעה (ניתן להגדיר אירוע יום שלם)
4. בחרו סוג אירוע – חג/פגישה/תזכורת/...
5. הוסיפו תיאור לפי הצורך
6. ניתן לסמן אירוע אישי – האירוע יוצג למנהל מערכת בלבד
7. ניתן לסמן אירוע רק לצוות – האירוע יוצג לכל משתמשים במערכת ולא יוצג להורים
8. ניתן להגדיר אירוע חוזר
9. לחצו "שמור"

📌 אירועים לפי רמת הרשאה של המשתמש

מעקב שעות כניסה ויציאה של עובדים

מודול הנוכחות מאפשר לעובדים לדווח על כניסה ויציאה, ולמנהלים לצפות בדוחות נוכחות מלאים.

📝 דיווח כניסה / יציאה

• לחצו על "דיווח נוכחות" בניווט
• לחצו "כניסה" בתחילת יום העבודה
• בסוף יום העבודה לחצו "יציאה"
• המערכת תחשב אוטומטית את שעות העבודה

הגשת בקשות חופשה/מחלה ואישורן

📝 הגשת בקשה (עובד)

כל עובד יכול להגיש בעצמו בקשת היעדרות מהמסך "חופשות שלי".

1. לחצו על "חופשות שלי" בניווט
2. לחצו על כפתור הוספת בקשה חדשה
3. בחרו סוג היעדרות – חופשה / מחלה / מילואים / השתלמות
4. בחרו תאריך התחלה ותאריך סיום, ואפשר להוסיף הערה
5. שמרו את הבקשה

✅ ניהול ואישור בקשות (מנהל)

במסך "ניהול חופשות" ניתן לראות את כל בקשות ההיעדרות של הצוות, לסנן לפי עובד/תאריכים/סטטוס, ולאשר, לדחות או למחוק בקשות. ניתן גם להוסיף בקשה חדשה בשם עובד – היא תיקלט כמאושרת מיד.

תכנון סדר יום שבועי לפי קבוצות

מסך סדר היום השבועי מאפשר לתכנן ולנהל את לוח הזמנים של כל קבוצה/כיתה.

איך מזינים את סדר יום

1. בוחרים קבוצה
2. מזינים את סדר היום המלא עבור יום אחד
3. לאחר שמילאתם יום אחד – ניתן להעתיק את כל הסידור לימים אחרים בשבוע
4. מבצעים רק שינויים נקודתיים במידת הצורך
5. בסיום לוחצים:
✔️ "שמור"

עבודה עם קבוצות נוספות

כאשר בוחרים קבוצה אחרת:
ניתן להעתיק את כל סידור היום מקבוצה קיימת
לבצע התאמות ושינויים נקודתיים בלבד
לשמור את הסידור החדש

שליחת הודעות לכלל הורי הגן

מסך הודעות גן מאפשר ליצור ולעדכן הודעות כלליות לכל הורי הילדים בגן.
הודעות מהגן מוצגות בדף ההורה במסך הראשי, כך שההורים רואים אותן מיד בכניסה למערכת.

➕ יצירת הודעה חדשה

ניתן להזין:

• כותרת הודעה
• תוכן הודעה
• תאריך תפוגה (לא חובה)
• לשמור

📅 תאריך תפוגה

אם הוזן תאריך תפוגה
ההודעה תוצג להורים עד לתאריך שהוגדר.
אם לא הוזן תאריך תפוגה
ההודעה תמשיך להופיע להורים עד:
* שההודעה תבוטל
* או תסומן כלא פעילה
* או תמחק

🛠️ ניהול הודעות

בכל רגע ניתן:
✏️ לערוך הודעה
🗑️ למחוק הודעה
⛔ לסמן הודעה כלא פעילה
✅ להחזיר הודעה לפעילות

♻️ החייאת הודעה

גם לאחר שהודעה סומנה כלא פעילה, ניתן:
לסמן אותה מחדש כפעילה
לעדכן תאריך תפוגה
ולהציג אותה שוב להורים
⭐ טיפ: במקום ליצור הודעה חדשה כל פעם, ניתן להחזיר הודעה ישנה לפעילות ולעדכן רק את התוכן במידת הצורך.

שיחות פרטיות בין הצוות להורים

מערכת הצ'אט מאפשרת תקשורת ישירה ופרטית בין הצוות לבין הורים כל ילד. כל שיחה מזוהה לפי הילד הרלוונטי.

➕ פתיחת שיחה

1. לחצו על "היסטוריית צ'אט" בניווט
2. מצאו את הילד הרצוי ברשימה
3. לחצו על שם הילד לפתיחת שיחה
4. כתבו הודעה בשדה הטקסט
5. לחצו Enter או על כפתור השליחה

📬 קריאת הודעות לא נקראו

ברשימת הילדים תוצג תג מספרי ליד כל ילד שיש הודעות לא נקראות מהוריו. לאחר פתיחת השיחה ההודעות יסומנו כנקראו אוטומטית.

📰 ציר הודעות מרכזי

בלחיצה על "היסטוריית צ'אט" ניתן לראות את כל ההודעות מכל השיחות, ממוינות מהחדש לישן. ניתן לסנן לפי ילד, קבוצה, או לחפש בטקסט.

📲 התראות בנייד להורים (גם כשהמסך נעול/סגור)

כשהורה מוסיף את הדף האישי שלו (הקישור שנשלח אליו) למסך הבית של הטלפון, הוא יקבל התראה עם צליל בכל פעם שהגן שולח לו הודעה בצ'אט – גם אם הדפדפן סגור לגמרי ולא רק פתוח ברקע. זו פעולה חד־פעמית שכדאי להסביר להורים בעת ההרשמה, ואפשר להעתיק את ההוראות הבאות ולשלוח אותן ישירות אליהם.

🤖 אנדרואיד – Chrome

1. הקישו על סמל שלוש הנקודות בפינה הימנית העליונה של הדפדפן
2. בחרו "התקן אפליקציה" – ואם מוצגת גם "צור קיצור דרך" בנפרד, זו האפשרות המומלצת
3. אשרו בחלון שמופיע ("התקן" / "הוסף")

🤖 אנדרואיד – Samsung Internet

1. הקישו על סמל התפריט (☰) בתחתית המסך
2. בחרו "הוסף עמוד אל"
3. בחרו "מסך הבית", ולאחר מכן "הוסף"

🍎 אייפון – Safari

1. הקישו על סמל השיתוף (ריבוע עם חץ למעלה) בשורת הכלים התחתונה
2. גללו מטה ובחרו "הוסף למסך הבית" (Add to Home Screen)
3. הקישו "הוסף" בפינה הימנית העליונה

🍎 אייפון – Chrome

1. הקישו על סמל שלוש הנקודות
2. בחרו "שיתוף" (Share) – ייפתח תפריט השיתוף של האייפון
3. גללו מטה, בחרו "הוסף למסך הבית", ואז הקישו "הוסף"

🆘 להורה: "הדף נפתח כמו אפליקציה, אין לי כפתורי דפדפן כדי להוסיף אותו למסך הבית"

זה קורה כשכבר יש על הטלפון אייקון ישן שהותקן בעבר לדף הזה, או כשהקישור נפתח מתוך אפליקציה כמו וואטסאפ/הודעות SMS ולא בדפדפן עצמו – בשני המקרים לא רואים את תפריט שלוש הנקודות של כרום. יש לשלוח להורה את ההוראות הבאות:

1. אם יש כבר אייקון ישן של הדף במסך הבית – לחצו עליו לחיצה ארוכה ובחרו "הסר"/"מחק" (להסיר רק את הקיצור, לא למחוק את הצ'אט או את הנתונים – הם שמורים בשרת)
2. פתחו את הקישור מחדש ישירות בדפדפן (כרום/ספארי) - לא מתוך וואטסאפ או הודעות: אם הקישור נפתח בתוך וואטסאפ, יש להקיש על שלוש הנקודות שם ולבחור "פתח בדפדפן" לפני שממשיכים
3. עכשיו אמור להופיע שוב שורת הכתובת/תפריט שלוש הנקודות של הדפדפן – ומכאן אפשר להמשיך לפי ההוראות למעלה

ניהול קבצים ומסמכים של הגן

מודול המסמכים מאפשר לשמור ולשתף קבצים – אישורים, הסכמים, תמונות, דוחות ועוד.

➕ הוספת מסמך

1. לחצו על "+ העלאת מסמך"
2. בחרו קובץ מהמחשב (PDF, Word, Excel, תמונה)
3. הזינו שם/תיאור למסמך
4. בחרו סוג ותת־סוג
ניתן:
לבחור סוג ותת־סוג קיים
ליצור סוג ותת־סוג חדש

5. לחצו "שמור"

✉️שליחת מסמכים במייל

המערכת מאפשרת:
סימון מספר מסמכים
שליחה מרוכזת במייל

🗑️ מחיקה

בודדת או קבוצתית.

המערכת מאפשרת לעקוב אחרי היסטוריית הקבוצות של הילדים.

המערכת שומרת היסטוריה מלאה של מעבר ילדים בין קבוצות לאורך השנים.

👀 אפשרויות תצוגה

אפשרויות תצוגה
👶 תצוגה לפי ילדים
ניתן לראות:
באילו קבוצות הילד היה
באילו תקופות
היסטוריית מעבר מלאה בין קבוצות

🧑‍🤝‍🧑 תצוגה לפי קבוצות

ניתן לראות:
כמה ילדים היו בכל קבוצה
באילו תקופות
שינויים לאורך זמן

🔍 אפשרויות סינון

ניתן לסנן לפי:
קבוצות
ילדים
טווח תאריכים

המערכת מאפשרת להגדיר תפריט שבועי עבור הילדים.

איך זה עובד

1. ממלאים את התפריט השבועי פעם אחת
2. שומרים את הנתונים
3. התפריט נשמר באופן קבוע במערכת

המערכת מציגה דוחות וסטטיסטיקות עבור הגן.

📊דוח כללי

מציג כל התנועות הכספיות בטווח תאריכים שנבחר בצירוף חשבוניות וקבלות

📉 דוח רווח והפסד

💰 השוואת הכנסות מול הוצאות תמונה מלאה של מצב הגן – מציג את סך הכנסות, הוצאות ורווח/הפסד חודשי וגם רווח פר ילד

קביעת גישות לכל תפקיד במערכת

מסך ניהול ההרשאות מאפשר לקבוע אילו מודולים ופעולות זמינים לכל תפקיד (Role). המסך נגיש למנהלים בלבד.

➕ הוספת תפקיד חדש למערכת

1. לחצו על "הרשאות" בתפריט ההגדרות
2. לחצו על כפתור "רמות הרשאה"
3. הזינו את שם רמת ההרשאה החדשה בתיבת טקסט מעל הטבלה
4. לחצו "הוסף רמת הרשאה"

עריכת הרשאות תפקיד

1. במסך הרשאות
2. בחרו את התפקיד מהרשימה
3. לכל מודול בחרו תיבת סימון: מורשה / לא מורשה
4. לחצו "שמור"

הגדרות כלליות ופרטי הגן

בדף הגדרות הגן ניתן לעדכן את פרטי הגן, לנהל קבוצות/כיתות ולהגדיר שנת לימודים.

🏫 פרטי הגן

• לחצו על "הגדרות גן" בניווט
• עדכנו שם גן, כתובת, טלפון
• מייל עבור שליחת מסמכים
• ניתן להעלות לוגו לגן
• ניתן לערוך נוסח ברירת מחדל להודעות סמס
• ניתן לנהל תצוגה בדף הורים -
• מה יוצג ומה לא, על ידי סימון צ'ק בוקסים
• כמו צ'אט, סידור עבודה של צוות,
• סדר יום, יומן, אפשרות לשליחת הערות וכו'
• לחצו "שמור" לשמירת העדכונים

🔗 קישורי הרשמה (עובדים / ילדים)

בכרטיסייה "קישורים" בעמוד הגדרות הגן נמצאים שני קישורים אישיים לגן שלכם, שאפשר להעתיק ולשלוח:

• קישור רישום עובד – שולחים לעובד חדש, והוא ממלא בעצמו את כל פרטיו האישיים.
• קישור רישום ילד חדש – שולחים להורה, והוא ממלא בעצמו את טופס הרישום של הילד.

1. היכנסו ל-"הגדרות גן"
2. פתחו את הכרטיסייה "קישורים"
3. לחצו "העתק" ליד הקישור הרצוי, או "פתח" לצפייה בו
4. שלחו את הקישור בוואטסאפ / מייל / סמס לעובד או להורה

🧾 רישום להפקת חשבוניות

כדי להפיק חשבוניות ללקוחות (הורים) ישירות מהמערכת, יש להירשם לשירות החיצוני "יש חשבונית".

1. היכנסו ל-"הגדרות גן"
2. לחצו על הכפתור "פרטי עסק לחשבוניות" שבראש העמוד
3. מלאו את פרטי החברה (שם, ח.פ/עוסק, כתובת, סוג חברה וכו') ושמרו
4. לחצו על כפתור "רישום ליש חשבונית" בתחתית העמוד והשלימו את תהליך ההרשמה

📄 חוזה בטופס רישום

בטופס הרישום הציבורי לילד חדש (הקישור שנשלח להורים) ניתן לדרוש מההורה לצרף חוזה חתום, וגם לתת לו קובץ תבנית חוזה מוכן להורדה, מילוי וחתימה.

1. בהגדרות הגן – פתחו את הכרטיסייה עם קישורי הרישום
2. סמנו את תיבת הסימון "הצג צירוף חוזה חתום בטופס רישום ילד"
3. אם יש ברשותכם קובץ תבנית חוזה (PDF או Word) – העלו אותו בשדה "העלאת תבנית חוזה"
4. לחצו "שמור"

📝 עריכת טופס רישום - שדות וכותרות

ניתן להתאים אישית את טופס הרישום הציבורי לילד חדש – לבחור אילו שדות יופיעו בו, ולשנות את הנוסח של כל שדה וכל כותרת מדור, כך שהטופס יתאים לשפה ולצרכים של הגן שלכם.

1. בהגדרות הגן – פתחו את הכרטיסייה "טופס רישום ילד - שדות וכותרות"
2. בחלק "כותרות מדורים" ניתן לשנות את הנוסח של כותרות הדורים בטופס (למשל "פרטי הורה 1")
3. מתחת לכך מוצגים השדות מחולקים לפי מדור. לכל שדה יש תיבת סימון להצגה/הסתרה, ותיבת טקסט לשינוי הנוסח שיוצג להורה
4. בטלו סימון בשדות שאינם רלוונטיים לגן שלכם – הם לא יופיעו בטופס להורים
5. לחצו "שמור"

🧭 ניהול כפתורי ניווט

ניתן לבחור אילו כפתורים/מסכים יופיעו בתפריט הניווט העליון עבור הגן הזה בלבד.

1. בהגדרות הגן – פתחו את הכרטיסייה "כפתורי ניווט להצגה בתפריט"
2. סמנו/בטלו סימון עבור כל מודול שברצונכם להציג/להסתיר בתפריט
3. לחצו "שמור"